جلسات تیمی یکی از مهمترین ابزارهای مدیریتی و ارتباطی در سازمانها هستند. این جلسات میتوانند به اشتراک گذاری ایدهها، حل مشکلات و هماهنگی بین اعضای تیم کمک کنند. اما برای اینکه این جلسات موثر باشند، نیاز به برنامهریزی و ابزارهای مناسب دارند. یکی از ابزارهای کاربردی که میتواند کیفیت جلسات تیمی را بهبود بخشد، وایت برد شیشهای است. در این مقاله به بررسی ویژگیها و مزایای استفاده از وایت برد شیشهای در جلسات تیمی موثر خواهیم پرداخت.
یکی از کلیدهای داشتن یک جلسه تیمی مؤثر، دستور جلسه است. دستور جلسه باید یک طرح کلی از مباحثی که میخواهید در جلسه بحث کنید را در بر گیرد. دستور جلسه را به چند نکته کلیدی و هدف از برگزاری جلسه محدود کنید، تا بتوانید به همه ی مباحث در طول جلسه بپردازید.
رهبر تیم نمیتواند و نباید همه چیز را انجام دهد. شما می توانید کسی را برای نوشتن یادداشتهای جلسه تعیین کنید. ممکن است اعضای مختلف تیم مسئولیت هدایت یک موضوع دستور جلسه که تخصص آنهاست را به عهده بگیرند. در این صورت شما باید زمان بندی مناسب برای سخنرانی را مشخص کنید. همچنین شما نیاز به یک مسئول فنی دارید تا مطمئن شوید که اتاق، تجهیزات مناسب را دارد و در مواقعی که مشکلی رخ می دهد مسئول فنی سریعا آن مشکل را حل کند.
داشتن تعداد زیادی شرکتکننده در جلسه میتواندکیفیت جلسات را پایین بیاورد. شما باید افرادی را که در موضوعات دستور جلسه متخصص هستند یا در آنها سهیم هستند، دعوت کنید.
منتظر افراد دیررس نباشید. این کار به خاطر تاخیر آنها را پاداش میدهد و کسانی را که به موقع حاضر میشوند مجازات میکند. علاوه بر این، میتواند چارچوب زمانی جلسه شما را از هم باز کند. مطمئن شوید که همه میدانند که منتظر نخواهید ماند، به خصوص اگر این روال قبلی بوده است. به همین دلیل است که خوب است خلاصه جلسه را به عنوان اولین مورد در دستور کار داشته باشید.
با یک حکایت خنده دار یا یک داستان شخصی شروع کنید تا یخ را بشکنید و همه را در روحیه خوبی قرار دهید.
شما میتوانید مشارکت گروهی را با ایجاد چهارچوب هایی تشویق کنید. همیشه یک فرد تندخو در گروه وجود دارد. حتی اعضای تیم با رفتار ملایم هم ممکن است اگر احساس تهدید کنند پرخاشگری نشان دهند. به صراحت اعلام کنید که انتظار دارید اعضای تیم در برقراری ارتباط با یکدیگر احترام متقابل را رعایت کنند. نحوه مطرح کردن مسائل و رفتارهایی را که غیرقابل قبول میدانید توضیح دهید. تبدیل کردن جلسات تیمی به فضایی امن برای ریسکپذیری
بدون تمسخر، خجالتزده کردن یا مجازات به بهبود مشارکت همه افراد کمک میکند.
اغلب اوقات زمانی که دو دقیقه به پایان جلسه باقی مانده است، اعلام می شود که آیا سوالی وجود دارد و افراد شروع به جمع کردن وسایل خود و رفتن به سایر کارهای روزانه خود می کنند. حتما زمان کافی برای پرسیدن سوال در نظر بگیرید. شاید بخواهید سوالات را قبل از دستور جلسه جمع آوری کنید تا بتوانید در حین بحث روی موضوع به آنها پاسخ دهید.
اگر جلسه طولانی است، چیز متفاوتی به آن اضافه کنید. شاید برگزاری جلسه در خارج از محل کار یا در مکان دیگری باشد. به جای شیرینی های همیشگی، چیز دیگری سرو کنید. یک جشن “غافلگیرانه” یا فعالیت دیگری داشته باشید. لازم نیست چیز مهمی باشد، فقط کمی فضا را عوض کند.
پس از تصمیم گیری در مورد یک موضوع در دستور جلسه، موارد اقدامی مرتبط با آن موضوع را یادداشت کنید و هر مورد را به یک عضو خاص از تیم اختصاص دهید. حتما برای تکمیل شدن اقدامات مهلت تعیین کنید. سپس آن عضو تیم را پاسخگو بدانید. این اطلاعات باید در صورتجلسه ذکر شود.
تاریخ جلسه بعدی را تعیین کنید، این کار را هنگامی انجام دهید که همه حضور دارند و میتوانند آن را در تقویم خود وارد کنند. دیگر بهانهای برای دریافت نکردن اطلاعیه وجود نخواهد داشت!
برای اینکه مطمئن شوید جلسه تیمی شما موثر هست یا نه فقط کافی است درخواست بازخورد کنید. انجام این کار بلافاصله پس از پایان جلسه، هنگامی که همه چیز در ذهن افراد تازه است، ایدهآل است. آن را ساده نگه دارید. به عنوان مثال، میتوانید از شرکتکنندگان بخواهید به یک رتبهبندی ساده از جلسه پاسخ دهند: 1 – عالی، 2 – قابل قبول، 3 – نیاز به بهبود و دلیل آن. میتوانید این فرمها را چاپ کرده و روی میز قرار دهید تا پاسخ دادن برای شرکتکنندگان آسانتر شود.
داشتن یک جلسه موفق گاهی اوقات میتواند دشوار باشد، اما ما در راکسس منابع متنوعی داریم که این کار را بسیار آسانتر میکند!
وایت بردهای شیشه ای به ابزاری محبوب در دفاتر و فضاهای کاری مدرن تبدیل شده اند. آنها مزایای زیادی نسبت به تخته های وایت برد سنتی دارند، از جمله:
با استفاده از این نکات، می توانید از وایت برد شیشه ای خود برای تبدیل جلسات تیمی خود به جلساتی پربارتر و کارآمدتر استفاده کنید.
استفاده از وایت برد شیشهای در جلسات تیمی میتواند به بهبود کارایی و کیفیت این جلسات کمک کند. با داشتن دستور جلسه مشخص، تعریف نقشها، مدیریت زمان، تشویق به مشارکت فعال، و مستندسازی دقیق، میتوان جلسات تیمی موثرتر و پربارتری برگزار کرد. وایت برد شیشهای نیز به عنوان ابزاری کارآمد، به نمایش بهتر اطلاعات و افزایش جذابیت بصری کمک میکند. به این ترتیب، تیمها میتوانند با همکاری و هماهنگی بیشتر به اهداف خود دست یابند.
شما می توانید برای خرید گلس برد رومیزی , خرید گلس برد , خرید گلس برد دیواری و خرید گلس برد پرتابل از فروشگاه راکسس اقدام به خرید کنید.
